Terugmeldingen worden op tijd in behandeling genomen
Over deze kwaliteitseis is formeel het volgende vastgelegd (bron: ministerie van VRO):
| Beschrijving | Terugmeldingen worden op tijd in behandeling genomen |
| Kwaliteitsdimensie | Actualiteit |
| Nummer | KE01A en KE01B |
| Norm | 100% binnen 5 werkdagen |
| Oorsprong eis | Wet BGT, artikel 27.2 |
| Indicator 1A | Terugmeldingen die in de voorgaande maand niet binnen 5 werkdagen in behandeling zijn genomen |
| Interventiewaarde 1A | 98% van de terugmeldingen is binnen 5 werkdagen in behandeling genomen of afgewezen |
| Indicator 1B | Niet op tijd in behandeling genomen terugmeldingen die nog steeds niet in behandeling zijn genomen (werkvoorraad) |
| Interventiewaarde 1B | Alle terugmeldingen die meer dan een maand geleden in behandeling hadden moeten worden genomen, zijn in behandeling genomen |
Voor deze kwaliteitseis is de volgende rapportage beschikbaar (bron: Kadaster):
| Rapportage | Indicator 1A: Terugmeldingen BGT (ten behoeve van ENSIA) - 5 werkdagen termijn (Kwaliteitsrapportage BGT). Indicator 1B: Terugmeldingen> 5 dagen werkvoorraad (Kwaliteitsrapportage BGT) |
| Uitleg meting | De uitleg van indicator 1A en 1 B is hier te vinden. |
Over deze kwaliteitseis is de volgende informatie voor bronhouders beschikbaar (bron: SVB-BGT):
Het is belangrijk dat terugmeldingen binnen 5 werkdagen in behandeling worden genomen. In de afgelopen jaren blijven bronhouders landelijk gezien enkele procenten achter op de afgesproken kwaliteitsnorm. Bronhouders wordt daarom gevraagd na te gaan hoe het behandelingsproces van terugmeldingen zo kan worden aangepast, dat de afgesproken kwaliteitsnorm wel zal worden behaald.
Waarom is termijn van 5 dagen van belang?
- Het is een wettelijk verplichte termijn om een terugmelding in behandeling te nemen.
- De terugmelder kan als dit een overheid is, het eigen juiste of meer actuele gegeven gaan gebruiken, zodra het geregistreerde authentieke BGT-gegeven ‘in onderzoek’ is gezet.
- Daarvoor is een eerste behandeling en eventuele directe beoordeling door de bronhouder noodzakelijk.
- Als de bronhouder dit te lang laat liggen heeft de terugmelder een praktisch probleem en kan eigenlijk niet verder, of moet afwijken van de wettelijke verplichting om het geregistreerde authentieke BGT-gegeven te gebruiken.
Let er dus op dat de status van de terugmelding binnen vijf werkdagen wordt aangepast. Bronhouders kunnen het beste er een routine van maken om minimaal twee keer per week in het TMS te kijken of er nieuwe terugmeldingen zijn ontvangen. Beoordeel dan onmiddellijk deze terugmeldingen en pas de status aan. Als een eventuele fout direct kan worden opgelost, wordt geadviseerd dat direct te doen. Vergeet ook in dat geval niet om de status in het TMS na verwerking van de mutatie in de BGT aan te passen.
Welke statuswaarden zijn er mogelijk?
Vanaf binnenkomst krijgt een terugmelding automatisch de status ‘Nieuw’ wat betekent dat deze nog in behandeling moet worden genomen. Vanaf die waarde kan het de volgende mogelijke waarden krijgen:
Noot: de statuswaarde Goedgekeurd is eigenlijk voluit ‘Goedgekeurd, ingepland door bronhouder’.
In onderzoek: wordt toegekend als niet direct een oordeel kan worden geveld over de terugmelding en meer onderzoek nodig is. Hiervoor mag inclusief afhandeling de termijn van de actualiteitseisen van betreffende BGT-objecten niet worden overschreden. In het schema valt te zien dat er mogelijk andere statuswaarden op kunnen volgen en ook dat deze uiteindelijk kan worden afgewezen.
Spam: dit is een terugmelding die geen zinnige terugmelding blijkt te zijn. Deze zal ook direct worden verwijderd.
Afgerond: deze statuswaarde betekent dat de terugmelding is afgehandeld en de gewenste mutatie is doorgevoerd in de BGT.
Let op: deze statuswaarde is pas toegestaan als de mutatie ook daadwerkelijk is verwerkt in de landelijke voorziening Het is dus niet toegestaan om deze statuswaarde eerder toe te kennen!
Doorgestuurd: deze statuswaarde wordt toegekend als de terugmelding wordt doorgestuurd naar een andere basisregistratie. Voor de BGT kan dit de BAG zijn of de BRT.
Let op: wacht hier niet te lang mee, want de eerste afhandelperiode bij de BGT telt ook mee voor de totale afhandelingstermijn, waar een andere bronhouder dus last van kan krijgen!
Afgewezen: deze statuswaarde wordt toegekend als de terugmelding niet leidt tot een wijziging in de BGT, bijvoorbeeld omdat de terugmelding onjuist is of over gegevens gaat die niet in de BGT worden geregistreerd. Het is verder niet persoonlijk bedoeld, maar een feitelijke constatering wat er met de terugmelding is gedaan.
Goedgekeurd, ingepland door bronhouder: deze statuswaarde geeft aan de terugmelding terecht is, maar nog niet verwerkt is in de landelijke voorziening omdat dit een langere doorlooptijd nodig heeft, bijvoorbeeld door de noodzaak van een nieuwe inwinning, voorafgaand aan een definitieve verwerking.
Voor mee achtergrondinformatie over de afhandeling van terugmeldingen wordt verwezen naar de presentatie van de contactmiddag SVB-BGT 2023.
Deze pagina maakt onderdeel uit van een beschrijving van het onderwerp kwaliteitseisen.